3.5 Bokföring

Att ha koll på ekonomin i sitt företag omfattar som du nog förstår vid det här laget flera områden, och den löpande bokföringen är en del av det.

Som jag nämnt tidigare, är det du som företagare som är ansvarig för din bokföring och det som redovisas till Skatteverket, Bolagsverket, osv – även om du tar hjälp från en redovisningsbyrå! Det är därför viktigt att du lär dig grunderna själv, så att du kan förstå vad det handlar om och ställa bra frågor till den byrå eller konsult du anlitar.

Därför kan det vara bra att börja med att göra sin egen bokföring från start. Det finns gott om material på nätet, olika kurser eller bra böcker för att lära sig. På Verksamt.se finns ett avsnitt om bokföring, och hos BL Info finns flera bra böcker om redovisning och bokföring.

När du sedan känner att du har lite koll, men inte längre har tid (eller lust) att göra allt själv kan du hitta en bra redovisningsbyrå eller konsult som kan hjälpa dig. Träffa flera olika, ställ lite jobbiga frågor och se till att du får bra svar och att de kan förklara för dig på ett bra sätt så att du lär dig och förstår. För som sagt – du kommer fortfarande vara ansvarig för bokföringen!

Bokföringsprogram

Det finns idag många lättanvända bokföringsprogram som du jobbar i helt webbaserat. Några av dem hittar du bland länkarna här nedanför, och de två vanligaste skulle jag säga är Fortnox och Visma. En del banker har också integrerat enklare bokföringssystem direkt i deras internetbank, och det kan också vara ett bra sätt att starta på.

https://www.fortnox.se/  

https://vismaspcs.se/produkter/bokforingsprogram/visma-eekonomi-produkt

https://www.bokio.se/bokforing/

https://www.speedledger.se/bokforingsprogram

https://www.specter.se/

https://www.wint.se

Integration till din e-handelsplattform

Det finns förstås också många sätt att automatisera delar av bokföringen och att integrera, eller koppla ihop, din e-handelsplattform med ditt bokföringsprogram kan vara ett sätt. Det är ofta inte något som behövs från start, men när försäljningen börjar öka kan det vara ett bra sätt att minska den manuella hanteringen.

Ett tips är därför att fundera lite på om du kommer behöva det längre fram, och titta på vilka bokföringsprogram och ehandelsplattformar som pratar med varandra. Det behöver inte vara avgörande för dig som startar helt från början, det går alltid att byta system längre fram (även om det ofta innebär lite extra jobb).

 

< Tillbaka till kursinnehåll

2.1 Vem är kunden?

Välkommen till avsnitt 2. Nu kavlar vi upp ärmarna och börjar jobba med fokus på din kund och ditt erbjudande - för det är en av de viktigaste, och mest grundläggande, sakerna att ha koll på både när det gäller e-handel och företagande! Det är enkelt att tänka att "alla i Sverige" vill handla hos dig, men ju mer tydlig du kan vara kring vem kunden är, desto enklare blir det för dig att jobba med marknadsföring. I den här lektionen tittar vi mer på detta, och du får bra och praktiska tips i ämnet.

Tips på verktyg för snabba kundundersökningar:

 

Längd: 7 min.

 

< Tillbaka till kursinnehåll

3.4 Nyckeltal

Nyckeltal är en benämning för olika typer av tal som används för att snabbt ge en överblick över hur det går för företaget.

Det finns massor av olika nyckeltal, både för ditt företags ekonomi och för hur webbshoppen fungerar, och vi kommer inte gå igenom allihop. Det är lätt att gå vilse i alla olika typer av tal och analyser som går att göra, och det viktiga med ett nyckeltal är om det hjälper dig att förstå din verksamhet och om det hjälper dig att ta ett beslut om något som behöver förändras.

I den här lektionen kommer vi fokusera på de åtta nyckeltal som jag anser vara de allra viktigaste för en e-handlare. Du kan givetvis lägga till fler nyckeltal om det är viktigt för din verksamhet.

Företagsekonomiska nyckeltal

Försäljning / omsättning. Hur mycket du har sålt för under en viss period. Anges oftast inklusive moms. Din intäkt i företaget är försäljningen exklusive moms.

Vinst. Resultatet som blir kvar efter intäkter minus kostnader. 

Break even. Anger vilken omsättning du behöver ha (räknas ofta per månad) för att täcka dina fasta och rörliga kostnader.

Marginal. Hur stor andel av din intäkt som är vinst.

E-handelns nyckeltal

Trafik. Antalet besök / sessioner som kommer till din hemsida. 

Konvertering. Andelen besök som leder till en konvertering, dvs ett köp. Om 100 besök leder till 1 köp har du en konvertering på 1%. Det är svårt att ange vad som är en normal konvertering, det kan skilja mycket mellan olika branscher, men det är inte ovanligt att konverteringen ligger mellan 1-3%. Det kan tyckas lågt, men det krävs ofta mer än ett besök för att bestämma sig för att köpa en produkt. Tänk bara på hur du själv beter dig när du surfar runt på nätet – hur ofta lägger du en beställning första gången du besöker en ny sida? Det är ju också många som bara fönstershoppar – precis som i vanliga butiker. 

Snittordervärde (AOV, Average Order Value). Det genomsnittliga värdet på alla dina ordrar. Om du har en omsättning på 100 000 kr och 500 ordrar under en månad så är ditt snittordervärde 200 kr.

Kundanskaffningskostnad (CPA, Cost per Acquisition). Den genomsnittliga marknadsföringskostnaden per ny order. Om du har köpt annonser för 1 000 kr och de annonserna har genererat 50 nya ordrar är din kundanskaffningskostnad 20 kr. Denna kostnad ska du sedan jämföra med din vinst/marginal på en snittorder för att kunna avgöra om din marknadsföring ger dig högre vinst, eller om kostnaden är högre än vinsten (och isåfall behöver du förändra din annonsering på något sätt). 

 

< Tillbaka till kursinnehåll

3.2 Kostnader och budget

Att hålla koll på sina kostnader är en av framgångsfaktorerna för att driva företag, och minst lika viktigt som att fokusera på försäljning. Ju mer du kan behålla av pengarna du får in av din försäljning desto bättre. 

I början av sitt företagande är det extra viktigt att försöka hålla nere sina kostnader, så att du inte tar på dig för stora utgifter innan du vet vad din försäljning kommer att ligga på. Det är väldigt lätt att köpa in ny utrustning, att börja använda flera tjänster med en liten månadsavgift, osv. Men fundera lite på vad du verkligen behöver köpa – kan du vänta lite, eller köpa in något mindre/enklare till en början? Om du registrerar dig för någon typ av abonnemang, kolla vad som gäller kring uppsägningstid och liknande, så att du skapar en ekonomisk flexibilitet.

Fasta och rörliga kostnader

Man brukar prata om fasta och rörliga kostnader. Fasta kostnader är en kostnad som är densamma oavsett hur mycket du säljer av dina produkter, t ex en lokalhyra, lön eller telefonabonnemang. Rörliga kostnader är kostnader som hänger ihop med hur mycket du säljer, t ex inköpskostnad för en produkt, kostnad för betaltjänst osv. Det vill säga – ju mer du säljer, desto högre kommer din rörliga kostnad bli.

Budget

För att få en bild av hur ekonomin i ett företag ser ut så gör man ofta en budget. Kort kan det beskrivas som en sammanställning av företagets intäkter och kostnader under en viss period, som ger ett resultat (förhoppningsvis en vinst).Detta kallas för en Resultatbudget. Det är alltid svårt att göra en budget, för det är ju faktiskt bara en ren gissning. Ingen av oss vet hur mycket man kommer sälja eller hur framtiden ser ut, men du kan alltid göra en uppskattning. Det är en viktig övning för att se hur mycket du behöver sälja för att kunna täcka dina kostnader, ifall du behöver ändra priserna på dina produkter eller om du kanske kan ta bort några kostnader för att öka resultatet. En bra fråga att fundera över är också hur mycket resultat du behöver ha varje månad för att kunna både täcka alla dina kostnader och ta ut den lön du vill ha.

Ibland pratar man också om en Likviditetsbudget. Det är en annan typ av budget, där man visar intäkter och kostnader fördelat på tid. Om du t ex behöver köpa in ett varulager, så har du en stor kostnad innan du kan börja få intäkterna från försäljning. Likviditetsbudgeten kan alltså visa om du har ett glapp mellan tidpunkten när pengar ska ut från ditt konto och när de kommer in på ditt konto.

På Verksamt.se kan du läsa mer om att göra budget.

Exempel på kostnader i ett företag

Det finns många olika typer av kostnader du behöver tänka på i ett företag, och det kan naturligtvis skilja mellan olika företag. Ofta är det fler kostnader än vad man tänker på från första början, så här kommer en lista på vanliga typer av kostnader som man behöver tänka på.

Inköp av varor. Den vanligaste och mest självklara kostnaden. Om du köper in färdiga produkter är det en tydlig kostnad, och om du tillverkar dina produkter själv så har du en kostnad i form av materialinköp och kanske någon typ av verktyg. 

Drift av hemsida/webbshop. Det finns olika sätt att sköta driften av sin hemsida eller webbshop (vi kommer prata mer om det längre fram), men oavsett hur du gör kommer det vara en kostnad. Antingen hyr du en lösning mot en månadskostnad, eller så behöver du hyra webbhotell för att själv driva din webbshop.  

Kostnader för betallösning. De aktörer som hanterar betalningar på nätet tar alla en avgift för sin tjänst, oavsett om det handlar om kortbetalningar, fakturahantering, Swish eller motsvarande. Det är antingen ett fast pris per transaktion, en procentandel av transaktionen eller en kombination av de båda. Ibland tillkommer också en fast månadskostnad. 

Packmaterial. Du behöver köpa in kartonger, silkespapper, bubbelplast osv för att kunna skicka paketet med beställningen till din kund. 

Fraktkostnader. Det fraktbolag du anlitar tar ut en avgift för att skicka paketet. Kostnaden varierar beroende på hur stort och tungt paketet är, hur snabbt det ska komma fram till din kund och om det ska vara spårbart eller inte. 

Lagerkostnad. Till en början kanske du har lagret hemma, men om du börjar växa så kan du behöva hyra ett eget lager eller anlita en lagertjänst. 

Marknadsföringskostnader. Att köpa annonser i olika digitala kanaler är den vanligaste marknadsföringskostnaden för en e-handlare, men det kan också handla om att anlita en PR-byrå, kostnader för att ta fram reklambroschyrer eller liknande. 

Rabatter. Att ge en rabatt är ett enkelt sätt att öka sin försäljning, men det är också en kostnad för dig då det ju betyder att du får mindre betalt för din produkt. 

Konsulttjänster. Det är inte ovanligt att man behöver anlita olika typer av konsulter för hjälp med sådant du inte själv kan göra. Det kan vara allt från att bygga din hemsida och jobba med sökmotoroptimering till bokföring eller designhjälp. 

Olika webbtjänster. Det finns många olika typer av tjänster på nätet som gör det enkelt att driva sin e-handel, det kan handla om tjänster för e-postmarknadsföring, kundtjänst, chatt, bokföringsprogram, osv. Ofta är det en relativt låg månadskostnad för den här typen av tjänster. 

Hjälp med bokföring. Ska du göra din bokföring själv, eller behöver du anlita någon som hjälper dig med detta? 

Lön och arbetsgivaravgifter. När du tar ut lön, så ska du förutom lönen till dig också betala skatt och arbetsgivaravgifter. 

Moms. I priset på alla varor och tjänster som säljs ingår moms. Det är i strikt bokföringsmening ej en kostnad, men en del av priset som du ska redovisa vidare (och betala in) till Skatteverket. 

Övriga kostnader. Förutom ovan nämnda kostnader kan också lokalkostnader, bil, telefon, försäkringar och diverse andra omkostnader tillkomma. 

 

< Tillbaka till kursinnehåll

2.4 Grunden till din strategi

I det här avsnittet har vi nu lagt grunden till din strategi, och den kommer du ha stor nytta av i din verksamhet. Genom att ha funderat igenom de här frågorna har du fått en tydlig riktning och du kommer enklare kunna ta beslut kring sortiment, affärsmodeller, marknadsföring och andra aktiviteter.

Ladda ner din strategimall här.

Skriv ut din strategimall på papper, och sätt sedan av 20 minuter för att svara på de här frågorna! Sätt dig gärna i en annan miljö, det brukar göra gott för tankarna, och skriv ner dina svar. Det här dokumentet är sedan bra att ha synligt eller lättillgängligt, så att du hela tiden påminner dig själv om vilken väg du har valt. Jag vet nämligen av egen erfarenhet att det är lätt att glömma det, och lockas in på sidovägar när spännande möjligheter dyker upp. Ibland är det bra att hänga på nya möjligheter, men lika ofta är det bättre att säga nej och fokusera på den strategi du har valt.

Lika viktigt som att påminna sig om strategin, lika viktigt är det att ifrågasätta den och justera den efter verkligheten. Ju längre du kommer med ditt företag, desto mer lär du dig om dina kunder och varför de handlar hos dig. Om det inte stämmer med din strategi, så behöver du förmodligen justera strategin, eller tänka över hur du kommunicerar om du inte hittar “rätt” kunder. Några tips om hur du kan göra det kommer i nästa lektion, och jag rekommenderar dig att göra den här övningen en eller två gånger om året. Det behöver inte ta mycket mer än en halvtimme eller så, och det är en väl investerad halvtimme!

 

< Tillbaka till kursinnehåll

2.3 Vad ska kunden köpa och varför? Var tydlig med ditt erbjudande.

Nu när du vet vem som är din kund och vilket problem du löser åt kunden är det dags för nästa stora fråga: Varför ska kunden handla just från dig? Vad skiljer dig från konkurrenten?

Precis som tidigare kan detta skilja sig väldigt mycket mellan olika branscher, typer av produkter och vilken typ av varumärke du vill bygga, och det är bara du som kan bestämma dig för vad som är rätt för just dig. Men återigen – det är en viktig fråga att fundera kring och kommer ligga till grund för många av dina kommande beslut.

Lågt pris

Att välja låga priser som strategi kan vara framgångsrikt, men med låga priser och låga marginaler så kommer det vara viktigt för dig att snabbt skapa stora volymer av trafik och försäljning om du ska kunna bygga en långsiktig verksamhet.

Bra service

Att vara bättre på service än dina konkurrenter är ett argument som många väljer. Vad kan det betyda för dig? Det finns många olika sätt att definiera service. En del säger att snabba leveranser och att svara på kundtjänstfrågor via mejl och chatt dygnet runt är bra service, andra anser att det handlar om att vara kompetent inom sitt område och hjälpa kunden med kunskap.

Expertkunskap

En annan, ofta framgångsrik, strategi är att bli expert inom ditt område. Det är då viktigt att du fokuserar på att bygga förtroende, och ett sätt att göra det är att dela med sig av sin kunskap. För dig kommer content marketing vara en viktig del, och det kommer vi prata mer om i avsnittet om Digital Marknadsföring.

Relation

Ytterligare ett sätt att särskilja dig från dina konkurrenter är att bygga en stark relation med dina kunder, så att de ser dig som sin kompis och gärna följer dina råd och tips. Det här ser man kanske oftare inom branscher som mode och skönhet, där det är viktigt för kunderna att känna sig bekräftade och trygga med att de väljer trendiga och “rätt” produkter.

Alla de här strategierna har såklart sina olika för- och nackdelar, och passar olika bra för olika branscher. Att satsa på att bli expert eller bygga relation är mer långsiktigt och kommer kräva att du lägger ner mer tid, medan att alltid vara billigast kan vara ett snabbare sätt att komma igång. Det är dock viktigt att du funderar igenom vad som passar dig bäst, och glöm inte att tänka på lönsamheten också (som vi kommer prata mer om i avsnittet om Ekonomi och Företagande.

Glöm inte att vara tydlig

När du har formulerat för dig själv varför kunden ska köpa från dig, glöm inte att tala om det för kunden! Det är så lätt att glömma det, jag ser det ofta på både nya och gamla sidor. Exakt hur du ska tala om det är svårt att ge ett enkelt svar på, men det kan handla om att skapa dig en “slogan” eller att du skapar utrymme på förstasidan till mer information om det du tycker är viktigt.

Ett annat vanligt misstag jag ofta ser är att det saknas en så kallad “call to action”, dvs en uppmaning till kunden att göra något. Det kan vara en knapp med texten “Köp nu”, “Ladda ner” eller “Anmäl dig här” – stort och tydligt så att man inte kan missa vad det är man ska göra! Du kan tycka att det känns övertydligt och att “man förstår väl att man ska handla i en webbshop”, men det skadar inte att vara övertydlig. Som besökare på en webbsida skummar vi ofta igenom sidan ganska snabbt, och om det då inte är tydligt vad sidan handlar om och vad jag förväntas göra, så kanske man snabbt surfar vidare till nästa sida.

Beroende på vilken strategi du har valt, och vilken typ av varumärke du vill bygga, så behöver du givetvis anpassa budskapet till detta. Om du jobbar med lågt pris så kan du vara väldigt tydlig med “Köp nu” och “Passa på”, men om du jobbar med dyrare och mer exklusiva produkter kanske det behöver tonas ner lite, men ofta kan du vara tydligare än vad du tror från början.

 

< Tillbaka till kursinnehåll

5.2 Gör det enkelt och tryggt för kunden att handla

När du väl har kommit så långt att du har en klar bild av din kund, du har ditt sortiment på plats och en webbutik som är klar att lanseras, då är det också dags att tänka på hur du kan förenkla för din kund att genomföra ett köp. Att kunden känner sig trygg i hur det fungerar i din butik och att du går att lita på är jätteviktigt.

Tydlighet med villkor, leveranser och returer

Det är viktigt att du är tydlig med villkoren i din butik. Hur lång är leveranstiden, vad kostar frakten, vilka regler gäller kring returer och reklamationer, och hur betalar jag? Det är frågor som de flesta besökare i en butik vill ha svar på och det måste vara enkelt att hitta svaren. Om du tittar runt i andra butiker så ser du säkert att många har symboler och korta texter om detta i sidhuvudet längst upp på sidan, och i sidfoten (längst ner på sidan) brukar du alltid hitta länkar till all detaljerad information om villkor, returer, leveranser, betalsätt osv. Det är förstås inte viktigt för alla kunder, och det är kanske inte så många som läser igenom dina köpvillkor i detalj, men de måste finnas där för de som vill veta mer!

Berätta om dig själv

Idag är det stor konkurrens inom e-handeln, och ett sätt att göra ditt företag och din butik mer trovärdig är att ha en sida som berättar mer om dig och varför du har startat den här butiken. Det behöver inte vara en hel uppsats och du bestämmer själv hur personlig du vill bli, men det här är ett bra sätt att bygga relation med kunden och kanske också ge dem ett par extra anledningar till att handla hos just dig och inte din konkurrent.

Att visa upp vem som står bakom, tillsammans med tydliga kontaktuppgifter och företagsuppgifter, skapar också trygghet för kunden – då vet man vem man kan kontakta ifall man har frågor eller om det skulle uppstå något problem med en order eller leverans.

Kundomdömen

Att jobba med kundomdömen kan också vara ett sätt för dig att skapa trygghet för din besökare, så att besöket går hela vägen till köp. Om man inte har hört talas om ett företag förut, och det är första gången man besöker en hemsida eller en webbshop, så kan det kännas en osäkerhet kring ifall det här företaget går att lita på. Att då kunna visa upp fina kundomdömen är ett bra sätt att skapa trygghet för din nya kund!

En annan anledning att jobba med kundomdömen är att det är ett sätt att fånga upp ifall det är något som inte fungerar som det ska. Om du får en missnöjd kund som skriver ett dåligt omdöme, så har du ju världens chans att hjälpa den kunden, lösa ett problem och på så sätt göra kunden nöjd! Min erfarenhet är att missnöjda kunder alltid blir extra glada, nöjda och återkommande om jag har kunnat hjälpa dem att lösa ett problem som de haft. Det kan dessutom vara ett sätt att upptäcka en del tekniska problem.

Till sist så är det också ett bra sätt att ge kunden uppmärksamhet, och få honom eller henne att bli sedd och bekräftad – vilket ju är en viktig del i att bygga en långsiktig relation med din kund.

Vi kommer prata mer om hur du rent praktiskt kan gå tillväga för att samla kundomdömen i avsnittet om Kundvård, men börja gärna fundera redan nu på hur du kan använda kundomdömen för att öka upplevelsen av trygghet i din webbutik.  

Konverteringsoptimering

Att jobba med konverteringsoptimering handlar om att utveckla din sida så att den blir så enkel som möjligt att handla på. Det kan handla om allt ifrån att förtydliga texter, att byta ordning på hur saker presenteras eller att förenkla kassaflödet. Det är ofta ett långsiktigt arbete och något som man kanske lägger mer fokus på när man drivit sin butik ett tag, men jag ville ändå nämna och förklara begreppet för dig redan nu.

Som nystartad är det viktigt redan från början att tänka i banorna “hur kan jag förenkla för kunden”? Var övertydlig i all information på hemsidan och be gärna en kompis titta på din hemsida för att se om de förstår allt eller har fler frågor och funderingar.

Ju mer du förenklar för besökaren att ta ett köpbeslut, desto oftare kommer de att gå från besökare till kund.

 

< Tillbaka till kursinnehåll

2.2 Vilket problem försöker du lösa?

När du väl har definierat vem kunden är, är det dags att ta tag i nästa stora fråga: vilket problem försöker du lösa åt kunden? Det här kan vara en ganska klurig fråga, och det är inte alltid helt enkelt att svara på den.

Att ha bäst pris och bäst sortiment är inte att lösa ett problem åt kunden! Det kan fortfarande vara det som är det som gör att kunden handlar hos dig, men det är sällan lösningen på ett problem.

Ett klassiskt exempel på det här är till exempel borrmaskinen. Du köper inte en borrmaskin, du köper ett hål i en vägg eller en hylla som äntligen kommit upp på väggen. Eller en bil, du köper inte en bil utan kanske ett sätt att ta dig till och från sommarstugan eller ett sätt att minska pendlingstid för att tillbringa mer tid med din familj. Den där snygga vasen från trendiga butiken på fina gatan, den köper du kanske inte för att få en vas till dina blommor, utan för att kunna visa upp snygga fredagsbuketter på Instagram och få lite extra uppmärksamhet.

För att hitta det här svaret behöver man ibland vara lite som en femåring. Du vet, när de är i den där jobbiga fasen och bara frågar ”varför då?” om och om igen. Det är jobbigt, men nyttigt – för det är sällan det första svaret som ger det egentliga svaret på frågan! Försök att svara på ”varför” fem gånger om. Det är jättesvårt, men du kommer en bra bit på vägen om du gör den här övningen.

Exempel:

Du säljer ekologiska barnkläder på nätet. Varför?

  • Din kund har svårt att hitta ekologiska kläder i butikerna. Varför är det viktigt?
  • För att kunden vill ha bra kläder i bra kvalitet till sitt barn. Varför?
  • För att det finns en oro kring vad kläderna innehåller. Varför?
  • Kunden vill att barnet ska må bra. Varför?
  • För att vara en bra förälder.

Det var fem ”varför”. Och helt plötsligt handlar det inte om att sälja barnkläder på nätet längre, utan att hjälpa din kund att känna sig som en bra förälder och skapa trygghet kring att barnet inte kommer utveckla allergier. Och det är en stor skillnad i detta, framförallt kring hur du kan kommunicera kring dina produkter och vilken information och kunskap du kan hjälpa din kund med (som vi kommer prata om längre fram, när vi pratar om marknadsföring).

Ditt svar på ”varför” kan också påverka mer saker än bara marknadsföringen, det kan påverka vilka kanaler du jobbar med eller kanske hela din affärsmodell – vad du säljer, vart och hur du tar betalt för det.

Så ta nu 5 minuter, ta fram papper och penna, och var en jobbig femåring. Varför ska din kund handla hos dig?

 

< Tillbaka till kursinnehåll