Att hålla koll på sina kostnader är en av framgångsfaktorerna för att driva företag, och minst lika viktigt som att fokusera på försäljning. Ju mer du kan behålla av pengarna du får in av din försäljning desto bättre.
I början av sitt företagande är det extra viktigt att försöka hålla nere sina kostnader, så att du inte tar på dig för stora utgifter innan du vet vad din försäljning kommer att ligga på. Det är väldigt lätt att köpa in ny utrustning, att börja använda flera tjänster med en liten månadsavgift, osv. Men fundera lite på vad du verkligen behöver köpa – kan du vänta lite, eller köpa in något mindre/enklare till en början? Om du registrerar dig för någon typ av abonnemang, kolla vad som gäller kring uppsägningstid och liknande, så att du skapar en ekonomisk flexibilitet.
Fasta och rörliga kostnader
Man brukar prata om fasta och rörliga kostnader. Fasta kostnader är en kostnad som är densamma oavsett hur mycket du säljer av dina produkter, t ex en lokalhyra, lön eller telefonabonnemang. Rörliga kostnader är kostnader som hänger ihop med hur mycket du säljer, t ex inköpskostnad för en produkt, kostnad för betaltjänst osv. Det vill säga – ju mer du säljer, desto högre kommer din rörliga kostnad bli.
Budget
För att få en bild av hur ekonomin i ett företag ser ut så gör man ofta en budget. Kort kan det beskrivas som en sammanställning av företagets intäkter och kostnader under en viss period, som ger ett resultat (förhoppningsvis en vinst).Detta kallas för en Resultatbudget. Det är alltid svårt att göra en budget, för det är ju faktiskt bara en ren gissning. Ingen av oss vet hur mycket man kommer sälja eller hur framtiden ser ut, men du kan alltid göra en uppskattning. Det är en viktig övning för att se hur mycket du behöver sälja för att kunna täcka dina kostnader, ifall du behöver ändra priserna på dina produkter eller om du kanske kan ta bort några kostnader för att öka resultatet. En bra fråga att fundera över är också hur mycket resultat du behöver ha varje månad för att kunna både täcka alla dina kostnader och ta ut den lön du vill ha.
Ibland pratar man också om en Likviditetsbudget. Det är en annan typ av budget, där man visar intäkter och kostnader fördelat på tid. Om du t ex behöver köpa in ett varulager, så har du en stor kostnad innan du kan börja få intäkterna från försäljning. Likviditetsbudgeten kan alltså visa om du har ett glapp mellan tidpunkten när pengar ska ut från ditt konto och när de kommer in på ditt konto.
På Verksamt.se kan du läsa mer om att göra budget.
Exempel på kostnader i ett företag
Det finns många olika typer av kostnader du behöver tänka på i ett företag, och det kan naturligtvis skilja mellan olika företag. Ofta är det fler kostnader än vad man tänker på från första början, så här kommer en lista på vanliga typer av kostnader som man behöver tänka på.
Inköp av varor. Den vanligaste och mest självklara kostnaden. Om du köper in färdiga produkter är det en tydlig kostnad, och om du tillverkar dina produkter själv så har du en kostnad i form av materialinköp och kanske någon typ av verktyg.
Drift av hemsida/webbshop. Det finns olika sätt att sköta driften av sin hemsida eller webbshop (vi kommer prata mer om det längre fram), men oavsett hur du gör kommer det vara en kostnad. Antingen hyr du en lösning mot en månadskostnad, eller så behöver du hyra webbhotell för att själv driva din webbshop.
Kostnader för betallösning. De aktörer som hanterar betalningar på nätet tar alla en avgift för sin tjänst, oavsett om det handlar om kortbetalningar, fakturahantering, Swish eller motsvarande. Det är antingen ett fast pris per transaktion, en procentandel av transaktionen eller en kombination av de båda. Ibland tillkommer också en fast månadskostnad.
Packmaterial. Du behöver köpa in kartonger, silkespapper, bubbelplast osv för att kunna skicka paketet med beställningen till din kund.
Fraktkostnader. Det fraktbolag du anlitar tar ut en avgift för att skicka paketet. Kostnaden varierar beroende på hur stort och tungt paketet är, hur snabbt det ska komma fram till din kund och om det ska vara spårbart eller inte.
Lagerkostnad. Till en början kanske du har lagret hemma, men om du börjar växa så kan du behöva hyra ett eget lager eller anlita en lagertjänst.
Marknadsföringskostnader. Att köpa annonser i olika digitala kanaler är den vanligaste marknadsföringskostnaden för en e-handlare, men det kan också handla om att anlita en PR-byrå, kostnader för att ta fram reklambroschyrer eller liknande.
Rabatter. Att ge en rabatt är ett enkelt sätt att öka sin försäljning, men det är också en kostnad för dig då det ju betyder att du får mindre betalt för din produkt.
Konsulttjänster. Det är inte ovanligt att man behöver anlita olika typer av konsulter för hjälp med sådant du inte själv kan göra. Det kan vara allt från att bygga din hemsida och jobba med sökmotoroptimering till bokföring eller designhjälp.
Olika webbtjänster. Det finns många olika typer av tjänster på nätet som gör det enkelt att driva sin e-handel, det kan handla om tjänster för e-postmarknadsföring, kundtjänst, chatt, bokföringsprogram, osv. Ofta är det en relativt låg månadskostnad för den här typen av tjänster.
Hjälp med bokföring. Ska du göra din bokföring själv, eller behöver du anlita någon som hjälper dig med detta?
Lön och arbetsgivaravgifter. När du tar ut lön, så ska du förutom lönen till dig också betala skatt och arbetsgivaravgifter.
Moms. I priset på alla varor och tjänster som säljs ingår moms. Det är i strikt bokföringsmening ej en kostnad, men en del av priset som du ska redovisa vidare (och betala in) till Skatteverket.
Övriga kostnader. Förutom ovan nämnda kostnader kan också lokalkostnader, bil, telefon, försäkringar och diverse andra omkostnader tillkomma.